Het Juridisch Loket is een landelijk werkende organisatie met dertig vestigingen. Vanuit het hoofdkantoor in Utrecht (dicht bij Centraal Station) worden de 30 vestigingen ondersteund door de verschillende stafafdelingen M&C, F&F, ICT en HR.
Het Juridisch Loket helpt en ondersteunt burgers in een steeds ingewikkeldere samenleving. Onze professionals geven juridische informatie en adviezen aan klanten in heldere taal en verwijzen gericht naar externe deskundigen en organisaties als dit nodig is.
Het Juridisch Loket is in transitie. Om alle projecten binnen deze transitie/veranderprogramma te structureren zijn we op zoek naar Project Management Ondersteuner. Het Project Management Office (PMO) is er voor de bewaking, samenhang, rapportage en communicatie van en over de projecten binnen veranderprogramma. Het vormt de plek van overzicht en moet ons gaan helpen om het veranderprogramma gestructureerd uit te voeren. Met als doel om bij te dragen aan een succesvolle uitvoering en realisatie van de projecten.
Het PMO ondersteunt het MT, de kwartiermakers en de projectleiders in:
• Overall overzicht: het PMO verzamelt detailrapportages, aggregeert en presenteert de stuurinformatie
• Het inzichtelijk maken en bewaken van de urenregistratie via de maandelijkse urenverantwoording in Excel
• Het inzichtelijk maken en bewaken van de financiën per project
• De verantwoording richting J&V over de voortgang, financiën, staffing en inhoud van het veranderprogramma
• Advisering aan MT over nieuwe projecten in relatie tot het totale projectportfolio; het PMO voegt bij een nieuwe projectaanvraag haar advies toe over budget, planning, staffing en inhoud.
• Risicobeheer: het PMO signaleert tijdig issues en risico’s bij de projectleiders en escaleert naar kwartiermakers en MT
• Communicatieadvies: over het informeren en betrekken van stakeholders, het formuleren van de boodschap, inzetten van communicatiemiddelen
Jouw werkzaamheden:
• Inrichten en voeren van een portfolio-, programma- en projectadministratie
• Beheren van de integrale projectplanning in het daarvoor gebruikte planningsprogramma (excel)
• Opstellen en bijhouden van financiële rapportages en budgetbewaking
• Registreren en opstellen van actielijsten, issue logs, RfCs (requests for changes), risicoanalyses, besluiten en overige wijzigingen.
• Bewaken van kwaliteitsaspecten en zorgdragen voor de projectuitvoering volgens standaarden en procedures
• Opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages (planning en financiën)
• Signaleren van project issues (onder andere: planning, financiën, kwaliteit en resources) en het doen van voorstellen voor oplossingen
• Verzorgen en verbeteren van communicatie naar portfolio-, projectleden, MT en overige stakeholders
• Opzetten, beheren en bewaken van projectdossiers
• Assisteren van projectleiders bij het structureren van projecten
• Notuleren van overleggen
• Het organiseren van bijeenkomsten, bila’s, team meetings, etc.
• het volgen van projectlijnen, te ondernemen acties en bijbehorende deadlines.
Wat verwachten wij van jou:
Om deze functie binnen het PMO goed uit te kunnen voeren vragen we in ieder geval:
- HBO werk- en denkniveau
- Je werkt zelfstandig en bent een aanpakker;
- Je zoekt graag zaken zelf uit;
- Je kan goed plannen en organiseren, bent daarin gestructureerd en secuur;
- Je hebt een hoge mate van omgevingsbewustzijn, begrijpt de verhoudingen tussen opdrachtgever(s), opdrachtnemer en onze interne organisatie.
- affiniteit met financiële processen en begrotingen
- kennis van Excel
- Je hebt ervaring met projectmatig werken
- Je hebt eerder gewerkt met programma/project ondersteunende tools
- Je hebt ervaring met politiek bestuurlijke processen
Aanvang, inschaling en duur van de functie
De start van deze functie is op zeer korte termijn. De duur van de functie is één jaar en verlenging behoort tot de mogelijkheden. De werkzaamheden van deze functie zijn ingeschaald in schaal H van CAO Rechtsbijstand (€ 2.726,- tot maximaal € 3.722,- o.b.v. 36 uur per week). Het Juridisch Loket kent een eindejaarsuitkering van 8,3%. De omvang van deze functie is 32 uur per week.
Reageren
Heb je interesse in deze unieke en leuke functie, reageer dan voor 1 augustus 2021 via de button “solliciteren”. Heb je nog vragen over de vacature, de organisatie of de procedure? Neem dan contact op met Vivian Schrijber-Leloux, Portfoliomanager, bereikbaar via 06-23954824 en vleloux@juridischloket.nl.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld